Come utilizzare Outlook Scheduling Assistant

Organizzare riunioni o prenotare sale conferenza non sono necessariamente attività che ti piacciono. Outlook ha modi per gestirlo per te, quindi non esitare a imparare come utilizzare Outlook Scheduling Assistant.

Supponiamo che tu abbia avuto il compito di pianificare una riunione con diversi partecipanti. Organizzi l'incontro e lo invii senza avere alcun modo per assicurarti che tutti possano effettivamente venire. Cosa succede dopo?

Invece di finire con diverse risposte che ti dicono che non sono disponibili o che vorrebbero proporre un nuovo orario, lascia che l'assistente alla pianificazione faccia il lavoro pesante.

Come posso utilizzare Outlook Scheduling Assistant?

1. Scopri Outlook Scheduling Assistant

1. Nel prospettiva, clic Calendario nell'angolo inferiore sinistro dello schermo.
2. Dal Scheda Home, in alto a sinistra dello schermo, fare clic su Nuova icona riunione.
3. Selezionare Nuovo incontro dall'elenco a discesa.
4. Successivamente viene visualizzata una nuova finestra. Dal Scheda riunione, Selezionare Assistente alla pianificazione.
5. Ora è il momento di inserire un file descrizione dell'incontro nel Casella di testo del titolo.
6. Nel Casella di testo richiesta, Inserisci il indirizzo email di ogni partecipante richiesto di partecipare alla riunione.
7. In Outlook 2016 e 2013, invece, inserisci il file partecipanti nel In campo e il sala conferenze vuoi prenotare sotto il Campo delle risorse.
8. Inserisci anche il file Inizio e Fine dei tempi. Dal Elenco orari suggeriti, scegli l'ora desiderata o modifica l'ora e la data per trovare un orario che vada bene per tutti.
9. Nel Casella di testo Posizione, Inserisci il indirizzo o stanza number dove si terrà la riunione.
10. Il prossimo, nel Area messaggi, inserisci qualsiasi Appunti i tuoi partecipanti dovranno sapere prima della riunione come qualsiasi istruzioni speciali o il Agenda.
11. Quando hai finito di configurare la riunione, fai clic su Spedire.

Nota: Quando si invia un invito a una riunione in Outlook, l'invito include una richiesta di risposta e offre al destinatario la possibilità di suggerire un nuovo orario per la riunione.

2. Come posso esportare Outlook Scheduling Assistant in Excel?

1. Aperto prospettiva e vai a File.
2. Vai a Apri e importa e il Procedura guidata di importazione / esportazione aprirà.
3. Selezionare Esporta in un file.
4. Clic Il prossimo continuare.
5. Nel Esporta in una finestra di dialogo File, Selezionare valori separati da virgola.
6. Quindi fare clic su Il prossimo.
7. Ora seleziona Calendario a partire dal File di dati di Outlook.
8. Clic Il prossimo ancora una volta.
9. Quando il Esporta in una finestra di dialogo File viene visualizzato, fare clic su Pulsante Sfoglia. Qui puoi selezionare la destinazione del file.
10. Scegli la destinazione in cui salvare il file. Assegna un nome al file e fai clic ok per chiudere la finestra di dialogo.
11. Quando il Esporta in una finestra di dialogo File viene visualizzato di nuovo, premere Il prossimo continuare.
12. Quindi fare clic su finire per esportare il calendario di Outlook.
13. Outlook esporta il calendario specificato come file CSV. Aprilo con Microsoft Excel, quindi salva il file come cartella di lavoro.

Se stai cercando un modo per condividere il tuo Outlook Scheduling Assistant con altri, puoi esportare il tuo calendario in Excel e quindi importarlo nella cartella del calendario di Outlook degli altri seguendo i passaggi precedenti.

3. Come posso impostare un fuso orario per una riunione o un appuntamento in Outlook?

Tieni presente che quando crei nuove riunioni o appuntamenti di questo tipo, Outlook utilizza il fuso orario predefinito nelle preferenze di Outlook per il calendario. Ciò non significa che non sia possibile specificare un fuso orario diverso per un evento durante la creazione.

Per visualizzare il file Selettore fuso orario, su entrambi i file Scheda Riunione organizzatore o il Scheda Appuntamento, clic Fusi orari. Qui, specifica il fuso orario preciso dell'evento.

Se le versioni precedenti di Outlook per Mac possono visualizzare solo due fusi orari, nella versione più recente di Outlook per Mac per Office 365 e Outlook 2019 è possibile visualizzare non meno di tre fusi orari separati nel Calendario.

Non vedi l'ora di scaricare i calendari di Outlook? Scopri come si fa proprio qui!

Questo articolo ti ha mostrato come utilizzare Outlook Scheduling Assistant, esportarlo in Excel e impostare il fuso orario per una riunione o un appuntamento in Outlook. Facile, giusto?

Ricorda solo che le istruzioni si applicano a Outlook per Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013.

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